Registre des traitements RGPD (article 30)

T01 · Gestion des comptes praticiens

Finalité

Permettre à un ostéopathe libéral de créer et gérer son compte pour utiliser l'application (authentification, préférences, abonnement).

Base légale

Exécution du contrat (RGPD art. 6.1.b)

Personnes concernées

Ostéopathes libéraux abonnés

Catégories de données

• Identité : nom, prénom, email professionnel
• Coordonnées : téléphone, adresse du cabinet
• Identifiants professionnels : n° RPPS, SIRET, forme juridique
• Authentification : mot de passe hashé bcrypt, secret TOTP, codes de récupération hashés
• Historique de connexion (dernier login)

Destinataires

• Praticien lui-même
• Support Olnis (accès restreint aux métadonnées, jamais aux données patients)

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Compte actif : durée de l'abonnement. Suppression : 30 jours après demande, ou 3 ans après dernière connexion pour un compte inactif.

Mesures de sécurité

Mot de passe hashé bcrypt, 2FA TOTP obligatoire, HTTPS, en-têtes de sécurité stricts (HSTS, CSP), rate-limit connexion.

T02 · Gestion des dossiers patients

Finalité

Permettre au praticien de tenir les dossiers de ses patients pour assurer la continuité des soins ostéopathiques (identité, motif, examen, traitement, suivi).

Base légale

• Obligation légale (RGPD art. 6.1.c) : tenue de dossier prévue par le décret n° 2007-437 relatif à la profession d'ostéopathe
• Article 9.2.h RGPD : nécessaire à la médecine préventive et aux soins

Personnes concernées

Patients du praticien

Catégories de données

• Identité : nom, prénom, date de naissance, sexe
• Coordonnées : téléphone, email, adresse postale
• Données de santé (art. 9 RGPD) : antécédents, allergies, traitements en cours, motif, examen clinique, diagnostic ostéopathique, techniques appliquées, conseils
• Documents : ordonnances, comptes-rendus, examens transmis par le patient
• Historique des rendez-vous
• Champs chiffrés AES-256-GCM (source : code) : birth_date, gender, phone, email, typology, address, postal_code, city, profession, height_cm, weight_kg, allergies, medications, medical_history, surgeries, family_history, lifestyle, general_notes, referring_doctor, emergency_contact, reason, anamnesis, examination, diagnosis, treatment, advice, follow_up, custom_content, description

Destinataires

• Le praticien qui a créé le dossier
• Aucun autre destinataire (les comptables n'accèdent JAMAIS aux données de santé, cf. T05)

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Article R1112-7 CSP transposé : 20 ans à compter du dernier passage. Puis anonymisation. Suppression avant terme sur demande du patient (droit à l'effacement - sauf conservation nécessaire à l'obligation légale).

Mesures de sécurité

Chiffrement AES-256-GCM des champs médicaux, clé dérivée par praticien (HKDF-SHA256), les administrateurs plateforme NE PEUVENT PAS déchiffrer.

T03 · Journal des accès aux dossiers patients

Finalité

Traçabilité obligatoire imposée par le référentiel CNIL "sécurité des données de santé" : chaque consultation d'un dossier patient est enregistrée.

Base légale

Obligation légale (RGPD art. 6.1.c) - référentiel CNIL sécurité santé

Personnes concernées

Praticiens et patients concernés

Catégories de données

• ID utilisateur (praticien)
• ID patient (référence, pas d'identité en clair)
• Type d'action : view, edit, export, delete, note_view, doc_download
• Contexte : ID de la note ou du document
• Horodatage, adresse IP, user-agent

Destinataires

• Praticien : accès à SON journal via /mon-journal.php
• Patient : accès à son journal via demande RGPD
• CNIL : sur réquisition

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

6 ans, conformément aux obligations santé.

Mesures de sécurité

Immuabilité : pas de UPDATE ni DELETE possibles (append-only), pas de FK vers patients pour survivre à la suppression d'un dossier.

T04 · Journal des événements de sécurité

Finalité

Détecter et documenter les incidents de sécurité (échecs de connexion, verrouillages, tentatives CSRF, etc.).

Base légale

Intérêt légitime du responsable de traitement (RGPD art. 6.1.f) et obligation légale de sécurité (art. 32 RGPD).

Personnes concernées

Toute personne utilisant l'application

Catégories de données

• ID utilisateur si connu, sinon null
• Type d'événement : login_ok, login_fail, login_2fa_ok, login_2fa_fail, password_changed, account_locked, csrf_fail
• Sévérité : info, warning, critical
• Adresse IP, user-agent
• Détails techniques

Destinataires

• Équipe support et sécurité Olnis

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

12 mois glissants (recommandation CNIL, délibération 2005-208).

Mesures de sécurité

Base MySQL protégée, pas d'accès direct.

T05 · Partenariat avec un cabinet comptable (optionnel)

Finalité

Permettre au praticien qui le souhaite d'autoriser un cabinet comptable partenaire à consulter uniquement ses données financières (recettes, dépenses, immobilisations) pour la tenue de sa comptabilité BNC.

Base légale

Consentement explicite du praticien (RGPD art. 6.1.a).

Personnes concernées

Praticiens ayant consenti ; comptables partenaires.

Catégories de données

• Comptables ne voient QUE : recettes encaissées, dépenses, immobilisations, note de frais du praticien.
• Comptables ne voient JAMAIS : identité des patients, données de santé, notes cliniques.

Destinataires

• Cabinet comptable désigné par le praticien

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Jusqu'à révocation par le praticien (fonctionnalité disponible dans Paramètres).

Mesures de sécurité

Contrôle d'accès par rôle (RBAC), journal accountant_access_log de chaque consultation.

T06 · Facturation et abonnement

Finalité

Facturer l'abonnement Olnis Pro au praticien via Stripe.

Base légale

Exécution du contrat (RGPD art. 6.1.b) et obligation légale comptable (art. 6.1.c).

Personnes concernées

Praticiens abonnés

Catégories de données

• Email, nom, prénom, adresse du cabinet
• Historique des paiements (montant, date, statut)
• ID client et abonnement Stripe (aucun numéro de carte stocké chez Olnis)

Destinataires

• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) - sous-traitant PCI-DSS.
• Expert-comptable d'ALBS Agency pour la comptabilité de l'éditeur.

Transferts hors UE

Stripe : traité en UE.

Durée de conservation

Factures : 10 ans (obligation comptable).

Mesures de sécurité

Numéros de carte JAMAIS transitent par Olnis. Session Stripe Checkout hébergée par Stripe.

T07 · Emails transactionnels

Finalité

Envoyer les emails nécessaires au service : vérification d'email, réinitialisation de mot de passe, alertes de sécurité, note d'honoraires envoyée aux patients depuis le compte praticien.

Base légale

Exécution du contrat (RGPD art. 6.1.b). Ces envois ne sont pas de la prospection et ne peuvent pas faire l'objet d'une opposition, voir le traitement T10.

Personnes concernées

Praticiens, et patients recevant leur note d'honoraires par email (avec le praticien en From ou Reply-To).

Catégories de données

• Email destinataire
• Contenu (PDF facture, code de vérification, lien de reset)

Destinataires

• Serveur SMTP : mail.albs-agency.com

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Logs de délivrance : 3 mois.

Mesures de sécurité

SMTP chiffré TLS, DKIM/SPF configurés.

T08 · Demandes RGPD

Finalité

Traiter les demandes d'exercice de droits RGPD des praticiens (accès, portabilité, effacement).

Base légale

Obligation légale (RGPD art. 12 à 22).

Personnes concernées

Praticiens abonnés

Catégories de données

• ID utilisateur
• Type de demande
• Statut
• Fichier export généré (48h max)

Destinataires

• Le praticien demandeur

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Traces de la demande : 3 ans. Fichier export : supprimé 48h après téléchargement.

Mesures de sécurité

Export chiffré, lien à usage unique et signé.

T09 · Preuve d'acceptation du DPA (contrat de sous-traitance)

Finalité

Conserver la preuve que le praticien a accepté l'accord de sous-traitance (art. 28 RGPD) au moment de son abonnement.

Base légale

Obligation légale (RGPD art. 28) et intérêt légitime (preuve contractuelle).

Personnes concernées

Praticiens abonnés

Catégories de données

• ID utilisateur
• Date et heure d'acceptation
• Version du DPA acceptée (courante)
• Adresse IP au moment de l'acceptation

Destinataires

• Éditeur (preuve interne), CNIL sur réquisition

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Durée du contrat + 5 ans (prescription civile).

Mesures de sécurité

Colonnes dédiées sur la table users, base protégée.

T10 · Prospection et communications commerciales

Finalité

Faire connaître le service à des ostéopathes sur leur adresse professionnelle, et informer les utilisateurs des évolutions et offres portant sur un service analogue au leur.

Base légale

Intérêt légitime (RGPD art. 6.1.f), prospection entre professionnels sur adresse professionnelle et pour un contenu en rapport avec l'activité du destinataire. Opposition possible à tout moment, sans justification.

Personnes concernées

Praticiens utilisateurs du service, et ostéopathes non clients dont les coordonnées professionnelles ont été collectées.

Catégories de données

• Email professionnel
• Nom, prénom
• Nom du cabinet
• Ville
• Statistiques d'ouverture et de clic
• Source de la collecte

Destinataires

• Serveur SMTP : mail.albs-agency.com

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Jusqu'à opposition. En cas d'opposition, seule l'adresse est conservée en liste de suppression, afin de garantir qu'elle ne soit plus sollicitée.

Mesures de sécurité

Origine des données mentionnée dans chaque message (RGPD art. 14). Lien de désinscription en un clic et en-têtes List-Unsubscribe (RFC 8058). Liste de suppression permanente contrôlée avant chaque envoi. Aucune donnée de patient n'est utilisée.

T11 · Mesure d'usage du service

Finalité

Comprendre comment les praticiens découvrent et utilisent l'application, pour l'améliorer et en piloter l'activité : jours d'utilisation, étapes de configuration franchies, échéances d'abonnement payées.

Base légale

Intérêt légitime du responsable de traitement (RGPD art. 6.1.f).

Personnes concernées

Ostéopathes libéraux inscrits

Catégories de données

• Jours d'utilisation : date, heures de première et de dernière activité, nombre de minutes actives
• Échéances d'abonnement payées : montant, période couverte, identifiants Stripe
• Aucune donnée patient, aucun contenu consulté

Destinataires

• Administrateurs Olnis, sous forme de statistiques agrégées

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Jours d'utilisation : 13 mois glissants. Échéances payées : durée de la relation contractuelle, puis 3 ans.

Mesures de sécurité

Base MySQL protégée, lecture réservée aux administrateurs.

T12 · Répertoire d'annonces de remplacement publiées sur d'autres sites

Finalité

Signaler aux ostéopathes candidats les annonces de remplacement, de collaboration et de cession publiées publiquement sur d'autres sites d'annonces, en renvoyant vers le site d'origine ; leur permettre de les garder en favori ou de les masquer.

Base légale

Intérêt légitime du responsable de traitement (RGPD art. 6.1.f) : faciliter la recherche de remplacements, à partir d'annonces rendues publiques par leurs auteurs.

Personnes concernées

Auteurs d'annonces publiées sur les sites parcourus ; utilisateurs d'Olnis ayant un profil candidat

Catégories de données

• Annonces : titre, adresse de la page d'origine, type de mission, code postal ou département, dates, extrait de 260 caractères au plus
• Aucun téléphone ni adresse électronique : ils sont retirés de l'extrait avant enregistrement
• Utilisateurs : annonces mises en favori ou masquées

Destinataires

• Utilisateurs d'Olnis ayant un profil candidat
• Administrateurs Olnis

Transferts hors UE

Aucun

Durée de conservation

Une annonce qui n'apparaît plus sur son site d'origine cesse d'être affichée après 21 jours et est supprimée après 90 jours, avec les favoris et masquages qui s'y rapportent.

Mesures de sécurité

Base MySQL protégée. Collecte limitée aux sites activés par l'équipe, dans le respect de leur robots.txt.

Scalingo

Rôle : Hébergement de l'application et de la base de données (PaaS)

Localisation : France (UE)

Garanties : Certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé) et ISO 27001. Données hébergées en France. Contrat de sous-traitance / convention HDS.

Stripe Payments Europe Ltd

Rôle : Paiement des abonnements (Checkout + Billing Portal)

Localisation : Irlande (UE)

Garanties : Certifié PCI-DSS niveau 1. Aucun numéro de carte ne transite par Olnis.

mail.albs-agency.com

Rôle : Acheminement des e-mails transactionnels (SMTP)

Localisation : UE

Garanties : Transport chiffré TLS, SPF/DKIM configurés.